近年、クラウドストレージの拡大で、ファイルの共有方法の選択肢が広がりました。
代表的な共有方法を簡単にご説明いたします。
ファイル共有方法のまとめ
Windowsの機能を利用したファイル共有
社内のLAN内でファイル共有を行いたい場合に利用する方法で、一番容易かつコストを要しない方法です。
NASなどの社内ファイルサーバを利用した共有
社内LAN内にサーバを設置して、ファイル共有をする方法です。Windows等のファイルサーバを構築する事もありえます。
社内LANだけの限定されているネットワーク内で利用しますが、社内において、ある程度の知識がある人がいないと、利用するには二の足を踏む事になると思います。
クラウドストレージでのファイル共有
昨今のトレンドになっているDropboxやGoogleドライブなどのクラウドストレージを利用したファイル共有もあります。
特徴としては、インターネットに接続できる状態であれば国内・国外でからでも接続可能で、ネットを利用するユーザーにとっては利便性が高く、人気のあるサービスです。
利用するには二の足を踏む事はまずなく、敷居が低いと考えております。
ファイル転送サービスでのファイル共有
大容量のファイルを転送する場合、良くあるのがファイル転送サービスになります。
ブラウザ上に必要なファイルをアップロードして、ダウンロードして欲しい相手にそのURLを送る事で、ファイル共有を行います。
URLを送る相手ではない人間に、誤送信してしまう事が頻発した事もあり、あまり利用されなくなっています。
ファイル共有をセキュアに行うためには
暗号化して送付
共有するファイルを暗号化する事が必要です。
不正アクセスがあったとしても解除となるキーがない事には暗号化を解除出来ないようにして対応する必要があります。
取引先に対して自社のセキュリティポリシーをアピールする事が出来ますし、何より安心感を抱かせる事になると思います。
サービスのセキュリティの強化
利用者のログイン回数を二段階以上で可能であるのか？アクセス権限を設定する事は可能であるのか？も考慮して下さい。
「ログインしたくない」とか「手間だから容易にして欲しい」と言われます。
それだからといってセキュリティを緩めてしまってはITリテラシーがないのと同じです。
データ送付容量を確認する
アップロード可能な容量の確認も必要です。多いのが1GBまではアップロードできるが、分割する必要があるなどもあります。
一度でのアップロード出来る容量を確認しておきましょう。
データをまとめて送れないと、届く側は受信漏れのトラブルを起こす可能性があります。
対応デバイスの確認
自身のパソコンだけではなく、スマホやタブレットにも対応しているかもポイントです。パソコンだけしか出来ないとビジネスにおいては、少し不便になります。なるべくなら、多種多様なバイスに対応出来る方が良いです。
【まとめ】セキュアにデータ共有するためには
2020年11月にデジタル改革の一環として、省庁でメールの送信に使われている暗号化zipファイル廃止を表明しました。
一般的な企業においてでも、クラウドサービスが普及するまではこの方式でファイル共有を行っているところは多いと思います。
省庁の方針変更の発表で、よりセキュリティの高いファイル共有方法を利用する必要があります。
社内でのITインシデントは問題ですが、もっと厄介なのは、社外とのやり取りの間で発生するインシデントになります。
社外のサービスを利用するとその時の作業履歴を追っかける事が出来ません。
社外とのやり取りでは、より強固なセキュリティが施されている状態でファイル共有サービスを行って下さい。
何かあってからでは遅いですし、どんな事でも起こさないようにするのがITですし、ITを利用する側の務めです。
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